Digital Site Kami seorang Muslim dan seorang Pemimpi. Ada banyak sekali mimpi yang ingin kami wujudkan. Salah satunya adalah membuat Blog yang bisa menjadi amal Jariah kami dan bermanfaat bagi orang banyak. Kami percaya ketika kami melakukan hal yang TERBAIK dengan DOA, maka yang BAIK akan TERCAPAI dengan SEMPURNA. ( Fuad & Nanda )

SOP Adalah: Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan, Simbol, Prinsip, Menyusun

8 min read

SOP atau Standard Operating Procedure

Apa itu SOP (Standard Operating Procedure)? Anda pasti sepakat bahwa setiap perusahaan bagaimana bentuknya dan apapun jenisnya pasti membutuhkan sebuah panduan kan? Panduan tersebut berfungsi untuk menjalankan semua tugas dan juga fungsi yang ada pada setiap elemen atau unit perusahaan. SOP inilah yang menjadi sebuah sistem atau panduan untuk memudahkan, menertibkan dan juga merapikan semua pekerjaan yang ada di sebuah perusahaan. Nah, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang SOP atau Standard Operating Procedure. Berikut penjelasannya.

PENGERTIAN SOP

Berikut merupakan beberapa pengertian dari SOP.

  1. SOP adalah suatu serangkaian yang berisikan instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi. (EPS, 2001)
  2. SOP adalah suatu panduan yang dapat menjelaskan secara terperinci atau mendetail bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (FEMA,1999)
  3. SOP adalah suatu serangkaian instruksi yang dapat digunakan untuk memecahkan suatu masalah yang ada. (Lingappan, 2000)
  4. SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tantang apa saja yang diharapkan dan diisyaratkan dari seluruh karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari dalam pekerjaannya. (“Developing Standard Operating Procedure in Wildland Fire Management,2003)
Baca Juga: Manajemen Adalah: Definisi, Unsur, Prinsip, Jenis, Fungsi

 

TUJUAN SOP

  1. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
  2. Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
  3. Menghindari “error” dalam proses kerja.
  4. Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, in-efisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.
  5. Memudahkan dalam menjalankan monitoring (pengawasan) dan juga menjalankan fungsi control dari setiap proses kerja.
  6. Menghemat waktu dalam proses training, karena dalam Standard Operating Procedure tersusun secara sistematis.

 

FUNGSI SOP

Fungsi dari Standard Operating Procedure ini adalah untuk dapat mendefinisikan atau menjelaskan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan. Yang terdapat dalam setiap kegiatan yang dituangkan ke dalam seuatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Secara rinci fungsi Standard Operating Procedure antara lain:

  1. Memperlancar tugas dari petugas/pengawas atau tim/unit kerja
  2. Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan
  3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak
  4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja
  5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
Baca Juga: Saham Adalah: Pengertian, Manfaat, Jenis-Jenis, Resiko, Klasifikasi di BEI

 

RUANG LINGKUP SOP

Ruang linkup Standard Operating Procedure ini meliputi seluruh proses yang terjadi dalam suatu perusahaan/organisasi baik administrasi atau tindakan langsung, baik internal atau eksternal perusahaan/organiasis yang dilaksanakan oleh setiap unit departemen.

Baca Juga: Perseroan Terbatas (PT): Definisi, Ciri-Ciri, Pendiriannya, Jenis PT

 

JENSI-JENIS SOP

Standard Operating Procedure ini ada beberapa jenis, berikut merupakan penjelasannya.

Berdasarkan Sifat Kegiatan

  1. SOP Teknis

SOP teknis adalah suatu prosedur standar yang sangat terperinci dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh 1 orang pelaksana atau aparatur yang mempunyai 1 peran atau jabatan. Setiap prosedur yang ada ini diuraikan dengan sangat detail sehingga tidak terdapat kemungkinan variasi lain. SOP ini berisikan tentang langkah-langkah rinci dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

  1. SOP Administratif

SOP administratif adalah suatu prosedur standar yang mempunyai sifat umum dan tidak terperinci dari suatu kegiatan yang dilakukan lebih dari 1 orang pelaksana atau aparatur dengan lebih dari 1 peran atau jabatan. SOP administratif mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

  1. Pelaksana atau aparatur kegiatan berjumlah banyak/ lebih dari satu atau lebih dari 1 jabatan dan bukan satu kesatuan tunggal.
  2. SOP ini berisikan tahapan-tahapan dari pelaksanaan kegiatan yang bersifat mikro atau makro yang tidak mendeskripsikan cara melakukan kegiatan.

Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

  1. SOP Makro

SOP makro adalah SOP yang mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari suatu kegiatan tersebut. Atau bisa diartikan sebagai integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.

  1. SOP Mikro

SOP mikro adalah suatu bagian dari sebuah SOP makro atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro.

Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

  1. SOP Generik (Umum)

SOP generik adalah SOP yang sifat dan juga muatan kegiatannya relatif mempunyai kesamaan dari kegiatan yang di SOP kan atau dari pelaksanaan dan juga tahap kegiatannya. Variasi atau perbedaan dari SOP hanya dikarenakan perbedaan dari lokasi SOP itu ditetapkan.

  1. SOP Spesifik (khusus)

SOP spesifik adalah SOP yang berdasarkan difat dan juga muatan kegiatannya relative mempunyai perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, pelaksana, tahapan kegiatan, dan juga tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak bisa ditempatkan di tempat lain karena bersifat khusus.

Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

  1. SOP Final

SOP final adalah SOP yang didasarkan pada cakupan kegiatan yang sudah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

  1. SOP Parsial

SOP Parsial adalah SOP yang didasarkan pada cakupan kegiatan yang belum menghasilkan produk utama final. Sehingga kegiatan ini masih terdapat suatu rangkaian kegiatan lanjuatan yang menggambarkan produk utama final.

Baca Juga: Pengertian Bisnis Adalah: Jenis, Fungsi, Tujuan, Resiko Bisnis

 

SIMBOL-SIMBOL SOP

Flowchart adalah berbagai macam jenis bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian masalah. Tujuan dibuatnya flowchart ini adalah untuk menggambarkan suatu tahapan atau proses penyelesaian masalah dengan sederhana, terurai, rapi, dan juga jelas dengan menggunakan berbagai macam jenis simbol standar.

  1. Flow Direction Symbols

Flow Direction Symbols disebut juga dengan connecting line yang digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lainnya. Berikut simbol yang termasuk jenis ini.

sop adalah

Simbol arus/flow, adalah simbol yang menyatakan jalannya arus suatu proses.

pengertian sop

Simbol communication link, yaitu simbol yang berfungsi menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain.

tujuan sop

Simbol connector, adalah simbol yang berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.

simbol offline connector

Simbol offline connector, adalah simbol yang menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda.

  1. Processing Symbols

Processing symbols ini menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses atau prosedur. Berikut simbol yang termasuk jenis ini.

simbol process

Simbol process, adalah simbol yang menyatakan suatu tindakan atau proses yang dilakukan oleh komputer.

simbol manual

Simbol manual, adalah simbol yang menyatakan suatu tindakan atau proses yang tidak dilakukan oleh komputer.

simbol decision

Simbol decision, adalah simbol yang menunjukan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan 2 kemungkinan jawaban: ya/tidak.

simbol predefinal process

Simbol predefinal process, adalah simbol yang menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.

simbol terminal

Simbol terminal, adalah simbol yang menyatakan permulaan atau akhir dari suatu program.

simbol keying operation

Simbol keying operation, adalah simbol yang menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard.

simbol offline storage

Simbol offline-storage, adalah simbol yang menunjukan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu.

simbol manual input

Simbol manual input, adalah simbol yang menunjukan untuk memasukan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.

  1. Input/Output Symbols

Input/output symbols ini menunjukan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

simbol input output

Simbol input/output, adalah simbol yang menyatakan suatu proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya.

simbol punched card

Simbol punched card, adalah simbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.

simbol magnetic tape

Simbol magnetic tape, adalah simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis.

simbol disk storage

Simbol disk storage, adalah simbol yang menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan didisk.

simbol document

Simbol document, adalah simbol yang menyatakan untuk mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer).

 

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP

Kemudahan dan Kejelasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan oleh seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya.

Efisiensi dan Efektifitas

Adalah suatu prinsip yang wajib dimiliki dalam penyusunan Standard Operating Procedure. Prosedur yang distandarkan harus yang paling efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas.

Perhatian dan Keselarasan

Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras atau sejalan dengan prosedur-prosedur standar lainnya yang terkait.

Keterukuran

Adalah suatu prinsip yang sangat penting karena output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang bisa diukur pencapaian keberhasilan.

Dinamis

Prosedur yang distandarkan harus cepat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintah.

Berorientasi pada Pengguna (Pihak yang Dilayani)

Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (costumer’s need) sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku. Serta untuk memperoleh kepastian hukum maka prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pemimpin sebagai sebuah produk hukum yang ditaati dan dilaksanakan. Sehingga dapat menjadi instrument untuk melindungi pegawai dari kemungkinan terjadinya tuntutan hukum.

Dalam menyusun standar pelayanan perlu menerapkan beberapa hal berikut:

  1. Konsesus, adalah komitmen dari hasil kesepakatan antar pemimpin dan staf pelayanan dengan memperhatikan kepentingan pihak yang berkepentingan serta mengacu pada norma atau peraturan yang sudah ada.
  2. Sederhana, ini memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan.
  3. Konkret, berarti prosedur yang distandarkan harus bisa dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai.
  4. Mudah diukur, berarti standar pelayanan yang ditetapkan bisa diukur implementasinya, baik yang teknis atau non-teknis.
  5. Terjangkau, berarti dapat dilaksanakan dengan baik dan benar oleh petugas pelayanan dan masyarakat yang mendapatkan pelayanan.
  6. Pertanggungjawaban, ini berarti hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan harus dapat dipertanggungjawabkan secara nyata kepada para pihak yang berkepentingan.
  7. Ketepatan waktu
  8. Kesinambungan, hal ini penting demi penyempurnaan secara terus menerus sesuai dengan tuntutan.
Baca Juga: Memahami Digital Marketing Untuk Meningkatkan Profit bisnis

 

FORMAT SOP

Terdapat 4 jenis format Standard Operating Procedure, yaitu:

  1. Langkah Sederhana (simple steps)

Adalah bentuk SOP yang paling sederhana. Kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek, umumnya kurang dari 10 langkah.

  1. Tahapan Beruntun

Format jenis ini digunakan apabila prosedur yang disusun panjang lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih detail. Namun hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

  1. Grafik (graphic)

Format jenis ini dipilih apabila prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format jenis ini proses yang panjang tersebut akan dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek, yang hanya berisikan beberapa langkah saja. Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi atau pemohon. Salah satu varian dari Standard Operating Procedure berformat grafik ini adalah Standard Operating Procedure dengan format annotated picture atau gambar yang diberi keterangan.

  1. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts adalah format yang biasa digunakan apabila dalam Standard Operating Procedure tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban atau alternatif jawaban seperti “ya” atau “tidak”.

 

ANATOMI DAN PENDOKUMENTASIAN SOP

Anatomi Standard Operating Procedure dan pendokumentasian Standard Operating Procedure memuat beberapa hal sebagai berikut.

Identitas SOP

  1. Halaman judul/cover : judul, instansi/satuan kerja, tahun pembuatan, informasi lain yang diperlukan/alamat instansi.
  2. Lembar pengesahan dokumen Standard Operating Procedure
  3. Daftar isi
  4. Penjelasan singkat penggunaan

Uraian SOP

  1. Nama Standard Operating Procedure, nama prosedur kerja yang di Standard Operating Procedure kan
  2. Satuan kerja/unit kerja
  3. Nomor, nomor prosedur kerja yang di Standard Operating Procedure kan
  4. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali Standard Operating Procedure dibuat
  5. Tanggal revisi, tanggal Standard Operating Procedure direvisi
  6. Tanggal efektif, tanggal Standard Operating Procedure mulai diberlakukan
  7. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang
  8. Dasar hukum
  9. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain
  10. Peringatan
  11. Kualifikasi personel
  12. Peralatan dan perlengkapan

Flowchart

  1. Nomor
  2. Aktivitas
  3. Pelaksana
  4. Mutu baku berupa: kelengkapan, waktu, dan output
  5. Keterangan
Baca Juga: Cara Membuat Instagram Bisnis dan Mengoptimasinya

 

TEKNIK PENYUSUNAN SOP

Langkah teknis penyusunan Standard Operating Procedure bisa diuraikan sebagai berikut:

Persiapan Penyusunan SOP

  1. Membentuk tim dan kelengkapannya
  2. Memberikan pelatihan kepada anggota tim
  3. Sosialisasi Standard Operating Procedure ke seluruh unit

Penilaian Kebutuhan SOP

Adalah suatu proses awal dari penyusunan Standard Operating Procedure yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang mempunyai Standard Operating Procedure, tahapan ini adalah tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan.

Tujuan penilaian kebutuhan SOP adalah untuk mengidentifikasikan ruang lingkup, format dan jumlah Standard Operating Procedure yang diperlukan.

Aspek-aspek penilaian Standard Operating Procedure:

  1. Lingkungan operasional, adalah lingkungan yang harus dipertimbangkan dalam melaksanakan tugas dan fungsi, baik internal atau eksternal.
  2. Kebijakan. Kebijakan yang dimaksud adalah peraturan, seperti kebijakan perusahaan pada Standard Operating Procedure di lingkungan perusahaan.
  3. Kebutuhan organisasi dan stakeholders. Penilaian disini berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan.

Langkah-langkah penilaian kebutuhan

  1. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
  2. Melakukan penilaian kebutuhan
  3. Membuat daftar Standard Operating Procedure yang akan disusun atau disempurnakan

Penyusunan SOP

teknik penyusunan sop

  1. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternative SOP

Berikut merupakan beberapa teknik pengumpulan informasi:

Teknik Brainstorming. Teknik ini dilakukan apabila tim mempunyai cukup informasi yang diperlukan dalam penyusunan Standard Operating Procedure

Teknik focus group discussion (FDG). Teknik ini dilakukan jika tim telah mempunyai informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan. Namun ingin lebih mendalami dari orang-orang yang dianggap menguasai teknis berkaitan dengan informasi tersebut.

Teknik wawancara. Teknik ini dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi scara mendalam dari seseorang key informan (orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan distandarkan).

Teknik benchmark. Teknik ini dilakukan jika tim memandang bahwa terdapat unit kerja atau satuan organisasi sejenis sudah mempunyai Standard Operating Procedure, hal tersebut dapat dijadikan contoh untuk pengembangan Standard Operating Procedure.

Teknik survey. Teknik ini dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi dari sebagian besar orang yang terkait dengan Standard Operating Procedure, yang dipilih secara acak (responden).

Telaah dokumen. Teknik ini dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.

  1. Analisis dan Pemilihan Alternatif

Dalam melakukan analisis alternative dapat mengacu pada prinsip-prinsip penyusunan Standard Operating Procedure

  1. Penulisan SOP

Jenis Standard Operating Procedure,

Format Standard Operating Procedure,

Prinsip-prinsip penyusunan Standard Operating Procedure,

Anatomi dan pendokumentasian Standard Operating Procedure,

Tingkatan kerincian atau detail,

Beberapa kriteria untuk melihat tingkat kerincian Standard Operating Procedure:

  • Sejauh mana pimpinan organisasi atau unit kerja menghendaki tingkat ketelitian Standard Operating Procedure yang akan disusun.
  • Sejauh mana peraturan perundang-undangan/kebijakan pemerintah yang menjadi acuan dalam penyusunan Standard Operating Procedure.
  • Sejauh mana tuntutan penyusunan Standard Operating Procedure bagi suatu unit kerja yang terkait.
  • Sejauh mana dukungan sumber daya dari unit kerja.
  • Sejauh mana Standard Operating Procedure memiliki arti penting dalam penyelesaian suatu aktifitas.
  • Sejauh mana prosedur perlu dijabarkan dalam sub tahapan.
  • Sejauh mana setiap tahapan memerlukan pengambilan keputusan.

Monitoring,

Organisasi atau perusahaan harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa Standard Operating Procedure sudah dilaksanakan dengan baik. tujuannya supaya setiap pelaksana bisa bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan Standard Operating Procedure yang berlaku.

  1. Pengujian dan review SOP

Langkah-langkah yang dilakukan untuk pengujian dan review Standard Operating Procedure adalah sebagai berikut.

Rancangan. Untuk dapat mengetahui randangan Standard Operating Procedure yang sudah selesai disusun, lebih lanjut rancangan disampaikan kepada pejabat/pegawai terkait. Hal tersebut untuk mendapatkan masukan. Pada tahapan ini, memadukan visi dan misi pimpinan serta kemampuan sumber daya internal unit kerja.

Simulasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui sejauh mana Standard Operating Procedure dapat diterapkan dalam praktik oleh pejabat terkait seperti

  • Kelemahan Standard Operating Procedure untuk disempurnakan
  • Kekurang lengkapan Standard Operating Procedure untuk dilengkapi
  • Kelebihan prosedur dalam Standard Operating Procedure untuk dikurangi

Penyempurnaan. Data pada tahap simulasi adalah masukan bagi tim untuk menyempurnakan, melengkapi, menambah atau mengurangi prosedur SOP. Jika Standard Operating Procedure sudah sempurna, maka akan dilakukan prsiapan uji coba.

Persiapan uji coba. Hal tersebut meliputi:

  • Penataan sara dan prasarana pendukung pelaksanaan Standard Operating Procedure pada unit kerja terkait.
  • Kesiapan pejabat pada unit kerja terkait.
  • Distribusi tugas serta tanggungjawab pejabat.

Uji coba. Tujuannya adalah untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas SOP dalam praktik penerapannya. Temuan hasil uji coba menjadi bahan penyempurnaan Standard Operating Procedure yang sudah disusun.

Review. Proses ini bertujuan untuk mengevaluasi hasil uji coba penerapannya dalam praktik, selanjutnya dijadikan masukan bagi tim untuk menyempurnakan Standard Operating Procedure.

  1. Pengesahan SOP

Pengesahan Standard Operating Procedure ini dilakukan oleh pejabat yang memiliki wewenang dalam penetapan Standard Operating Procedure.

Digital Site Kami seorang Muslim dan seorang Pemimpi. Ada banyak sekali mimpi yang ingin kami wujudkan. Salah satunya adalah membuat Blog yang bisa menjadi amal Jariah kami dan bermanfaat bagi orang banyak. Kami percaya ketika kami melakukan hal yang TERBAIK dengan DOA, maka yang BAIK akan TERCAPAI dengan SEMPURNA. ( Fuad & Nanda )

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *