Digital Site Kami seorang Muslim dan seorang Pemimpi. Ada banyak sekali mimpi yang ingin kami wujudkan. Salah satunya adalah membuat Blog yang bisa menjadi amal Jariah kami dan bermanfaat bagi orang banyak. Kami percaya ketika kami melakukan hal yang TERBAIK dengan DOA, maka yang BAIK akan TERCAPAI dengan SEMPURNA. ( Fuad & Nanda )

Otomatisasi Perkantoran: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Dampak, Jenis

6 min read

Apa itu otomatisasi perkantoran? Anda pasti sudah pernah mendengar istilah tersebut kan? Nah, pada artikel kali ini akan dibahas secara lengkap tentang otomatisasi perkantoran. Berikut merupakan penjelasannya.

PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi menurut kamus berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan, sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan.

Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan dala peralatan elektronik dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara informasi dengan orang-orang yang ada di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Sistem otomatisasi perkantoran didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. Otomatisasi perkantoran terdiri atas semua sistem elektronik formal dan juga informal. Terutama sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi tentang informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luar perusahaan.

 

KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

  1. Proses-proses yang terjadi di kantor seperti halnya dengan proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
  2. Otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
  3. Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
  4. Otomatisasi perkantoran sebagi pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

 

TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Secara umum tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

  1. Penggabungan dan penerapan teknologi
  2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
  3. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
  4. Otomatisasi perkantoran memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan suatu masalah.
  5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Adapun tujuan spesifik dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

  1. Penghasilan yang lebih tinggi vs penghindaran biaya
  2. Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, namun komputer menunda penambahan pegawai yang dibutuhkan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
  3. Pemecahan masalah kelompok atau tim
  4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ked an dari manajer membuatnya sangat cocok ditetapkan untuk memecahkan masalah kelompok
  5. Dapat digunakan sebagai pelengkap, bukan pengganti
  6. Sebagai salah suatu cara untuk komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan. Namun otomatisasi kantor tidak akan bisa untuk menggantikan semua komunikasi. Seperti interpersonal tradisional, percakapan antar muka, percakapan telpon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

Otomatisasi kantor harus bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional.

 

MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

  1. Menjelaskan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
  2. Mengurangi kebutuhan akan staff dalam jumlah besar
  3. Memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data
  4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal
Baca Juga: SOP Adalah: Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan, Simbol, Prinsip, Menyusun

 

DAMPAK OTOMATISASI PERKANTORAN

Dampak Terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Pengangguran adalah dampak dari kemajuan teknologi. Kinerja pegawai meningkat karena teknologi. Teknologi dapat menyebabkan pengangguran dan menciptakan pekerjaan baru. Misalnya saja telpon jarak jauh tidak membutuhkan operator, namun pegawai perusahaan telekomunikasi meningkat karena jumlah telpon yang harus ditangani meningkat.

  1. Angkatan kerja wanita

Wanita yang bekerja terus meningkat. Namun posisi wanita masih belum sama dengan pria.

  1. Pekerja professional dan teknis

Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk dan pendapatan membutuhkan banyak pekerja professional dan teknis.

  1. Manajer dan administrator

Manajer terlatih dibutuhkan untuk program penelitian dan pengembangan serta membuat keputusan dengan teknologi. 60% pekerja tidak secara langsung memproduksi barang. Rasio manajer dan buruh adalah 5:7.

  1. Pegawai administrasi

Pegawai administrasi adalah posisi yang semakin meningkat, karena meningkatnya industry jasa dan mereka tidak terkena dampak dari otomatisasi.

Dampak Terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang tampil terus meningkat. Untuk memenuhi kegutuhan pegawai pada perusahaan yang menggunakan otomatisasi, harus ada hubungan antara sekolah, industry dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan. Adanya berbagai jenis pekerjaan, maka dibutuhkan pelatihan di berbagai tingkat pendidikan. Pegawai harus mengetahui rencana manajemen dan dampak dari otomatisasi terhadap jenis pekerjaan yang tersedia dalam perusahaan. Untuk mengembangkan ketrampilan pegawai maka bisa diadakan pelatihan.

Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Manajemen menegah dalam perusahaan mencakup berbagai pekerjaan yang berbeda dengan perusahaan lain. Manajemen menengah terdiri dari semua manajer yang berada di bawah tingkat pengambilan kebijakan. Dalam perusahaan manajer kantor administrative masuk kategori manajemen menengah.

Dengan adanya komputer ternyata pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang dengan alasan:

  1. Keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik.
  2. Adalanya peralatan otomatisasi yang membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti bahwa peralatan tersebut akan berguna. Mesin otomatisasi bekerja optimal untuk pekerjaan yang rutin, yang berbeda dengan masalah yang dihadapi manajer.

Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Dampak otomatisasi akibat dari penerapan otomatisasi perkantoran menggantikan tenaga manusia ke tenaga mesin. Yaitu sesuatu yang biasa terjadi yang bisa disamakan dengan penggantian tenaga kerja yang satu oleh lainnya.

Apabila setiap perubahan dalam lingkungan kerja mengakibatkan perubahan sikap para karyawan, maka manajer kantor harus senantiasa menanamkan pengertian pada karyawan tentang arti penting dari perubahan-perubahan tersebut.

Baca Juga: Manajemen Adalah: Definisi, Unsur, Prinsip, Jenis, Fungsi

 

PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN

  1. Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama SDM.

  1. Profesional

Professional adalah orang yang menyumbangkan keahlian khususnya. Manajer dan professional dikenal dengan pekerja terdidik.

  1. Sekertaris

Sekertaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan bebagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telpon, dan mengatur jadwal pertemuan.

  1. Pegawai administrasi

Pegawai administrasi melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoprasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

 

PENGGUNAAN PERALATAN DALAM OTOMATISASI PERKANTORAN

Teknologi perkantoran yang lazim diterapkan pada umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokan sebagai berikut:

Dilihat dari tenaga penggeraknya

  1. Mesin manual adalah mesin-mesin yang digerakan oleh tenaga manusia
  2. Meisn listrik adalah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya

  1. Mesin mekanik adalah mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya
  2. Mesin elektronik adalah mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik berupa kabel-kabel

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

  1. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya adalah mesin tulis, mesin penomor, mesin dikte, dan asahan pensil
  2. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah pembuka surat, pemotong kertas, mesin penjilid, hechtmachine, dan pencatat uang kertas
  3. Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan diantaranya adalah mesin hitung, computer, dan mesin jumlah
  4. Mesin-mesin yang memperbanyak bahan keterangan diantaranya adalah mesin cetak, mesin offset, mesin perekam sheet, mesin fotocopy, mesin stensil spirtus, dan mesin stensil
  5. Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan di antaranya adalah facsimile, teleprinter, interphone, dan telephone
  6. Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan di antaranya adalah pelubang kertas/kartu, penghancur kertas, dan microfilm

 

JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengolah kata (word processing)

Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis dapat melakukan beberapa macam tugas yang dibutuhkan untuk membuat suatu dokumen ketik maupun cetak.

Word processing ini memberikan suatu kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lainnya.

Surat elektronik (electronic mail)

Lebih dikenal dengan nama e-mail, adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para penggunanya mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.

Voice mail

Hampir sama dengan surat elektronik namun pesan dikirim dengan mengucapkan ke dalam telepon.

Kalender elektronik (electronic calendaring)

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menandai acara yang sudah ditetapkan oleh manajer.

Konferensi audio (audio conferencing)

Adalah penggunaan suatu peralatan komunikasi suara  atau audio untuk membuat suatu hubungan audio di antara beberapa orang yang tersebar atau terpisahkan secara geografis dengan tujuan melaksanakan suatu konferensi.

Keuntungan dari konferensi audio adalah sebagai berikut:

  1. Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan
  2. Orang-orang merasa santai berbicara melalui telepon
  3. Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

Konferensi video

Adalah penggunaan suatu peralatan televisi atau TV dengan tujuan untuk dapat menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. 3 konfigurasi dasar konferensi video:

  1. Video satu arah dan suara satu arah. Sinyal video dan juga audio (suara) dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan.
  2. Video satu arah dan audio dua arah. Kemampuan audio (suara) 2 arah dapat memungkinkan orang yang berada di tempat penerimaan dapat berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang bisa menyaksikan pada gambar video yang sama.
  3. Video dan audio dua arah. Komunikasi audio (suara) dan video antara semua tempat berlangsung dalam 2 arah.

Konferensi komputer (computer conferencing)

Adalah penggunaan jaringan computer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Persamaannya dengan e-mail adalah keduanya menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Perbedaaan konferensi komputer dengan e-mail adalah orang yang menggunakan sistem, dan masalah yang dibahas.

Transmisi faxsimilli (facsimile transmission)

FAX adalah singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membawa citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan di ujung lainnya.

Videotext

Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CTR. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext terdapat 3 sumber utama bahannya, yaitu:

  1. Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
  2. Berlangganan jasa videotext, yang emungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut.
  3. Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

Pencitraan (imaging)

Imaging storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman suatu masalah. Pencitraan adalah suatu penggunaan pengenalan karakter secara optik dengan tujuan untuk mengubah beberapa catatan berbentuk kertas atau microfilm menjadi format digital untuk dapat disimpan dalam suatu alat penyimpanan sekunder.

Desktop publishing (DTP)

DTP adalah suatu penggunaan perangkat komputer untuk dapat menyiapkan output (keluaran) tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CTR resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Sistem desktop publishing terdiri atas, mikro komputer dengan layar CTR yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

 

PENERAPAN OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN DENGAN VIRTUAL OFFICE

Tahap-tahp penerapan otomatisasi kantor

Tahap penerapan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

  1. Tradisional. Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telpon dan lain sebagainya.
  2. Tahapan tersebut ditandai dengan mulai digunakannya proses pengelolaan data secara elektronik. Serta dibangunnya berbagai aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh pembuatan database, general ledger, sistem approval elektronik (EAS).
  3. Adalah konvergensi atau penggabungan telekomunikasi dan informasi. Contoh teleconference, video conference, dan lain sebagainya.

Cara menerapkan virtual office

Beberapa strategi untuk dapat menerapkan kantor maya adalah:

  1. Menyediakan sumber daya komputer
  2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
  3. Menyediakan perlengkapan non computer
  4. Menyiapkan sara telpon yang dapat dialihkan
  5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
  6. Membuat jadwal pertemuan regular
  7. Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur

Manfaat menerapkan kantor virtual dalam bisnis

  1. Menjadi lebih fleksibel
  2. Hemat biaya
  3. Banyak pilihan kerja
  4. Penghasilan tidak terbatas
  5. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Keuntungan kantor virtual

  1. Pengurangan biaya fasilitas
  2. Pengurangan biaya peralatan
  3. Jaringan komunikasi formal
  4. Pengurangan penghentian kerja
  5. Kontribusi sosial

Kerugian kantor virtual

  1. Rasa tidak memiliki
  2. Takut kehilangan pekerjaan
  3. Semangat kerja yang rendah
  4. Ketegangan keluarga
Digital Site Kami seorang Muslim dan seorang Pemimpi. Ada banyak sekali mimpi yang ingin kami wujudkan. Salah satunya adalah membuat Blog yang bisa menjadi amal Jariah kami dan bermanfaat bagi orang banyak. Kami percaya ketika kami melakukan hal yang TERBAIK dengan DOA, maka yang BAIK akan TERCAPAI dengan SEMPURNA. ( Fuad & Nanda )

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *